Laporan
1. Definisi Laporan
Suatu bentuk penyampaian
berita,keterangan,pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan
maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan
wewenang dan tanggung jawab yang ada diantara mereka.
Salah satu cara pelaksanaan
komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.
2. Ciri-ciri Laporan
- Menarik dan enak untuk di baca
orang lain
- Dilengkapi dengan data – data yang
lengkap
- Menggunakan bahasa baku
3. Macam-Macam Laporan, menurut
bentuknya :
- laporan berbentuk formulir
- laporan berbentuk surat
- laporan berbentuk memorandum
(memo)
- laporan berbentuk naskah
- laporan berbentuk buku
4. Syarat-syarat sebuah laporan
a. Clear
Kejelasan suatu laporan diperlukan
baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang
mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca. Kejelasan suatu laporan
tersebut tentu saja didukung oleh penguasaan materi laporan dari si pemberi
laporan sehingga dengan adanya jaminan bahwa si pembuat laporan menguasai
materinya merupakan jaminan kejelasan suatu laporan di samping hal-hal tersebut
diatas.
b. Mengenai sasaran permasalahannya
Caranya dengan jalan menghindarkan
pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga
dalam hal penyusunan kata-kata maupun kalimat harus yang jelas, singkat jangan
sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan
semakin bingung dan tidak mengerti.
c. Lengkap
Kelengkapan tersebut menyangkut :
a. Permasalahan yang dibahas harus
sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda tanya.
b. Pembahasan urutan permasalahan
harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan atau
dengan kata lain masalah yang sangat penting diutamakan pembahasannya baru
masalah-masalah yang timbul dalam pembahasan sampingan seyogyanya juga dibahas.
Sehingga laporan menjadi lengkap dan mantap karena sudah mencakup segala segi
yang didukung dengan data-data statistik yang jelas dan lengkap.
d. Tepat waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam
penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang
membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak
membutuhkan pembuat laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan
disampaikan. Kalau sampai terjadi keterlambatan penyampai laporan bagi yang
berkepentingan berarti terjadi pemborosan waktu maupun tenaga karena kalau
misalnya laporan tersebut diperlukan untuk bagian pengendalian produksi maka
bagian pengendalian produksi akan kacau karena bagian ini menyangkut proses
produksi yang berlangsung terus menerus. Oleh karena itu ketepatan waktu maupun
kecermatan pembuatan laporan sangat dibutuhkan apalagi bila laporan tersebut
menyangkut tindakan koreksi yang harus ada follow up nya.
e. Tetap
Laporan yang diduking data-data yang
bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan
perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya
dan diterima. Keterangan-keterangan dalam menyampaikan laporan tidak boleh
saling bertentangan satu sama lain.
f. Objective dan factual
Pembuatan laporan harus berdasarkan
fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.
g. Harus ada proses timbal balik
Sumber :
http://girlycious09.wordpress.com/tag/definisi-laporan/
0 comments: